Hai mai sentito parlare di gestionale agenzia viaggi? Se desideri lavorare nel settore dei viaggi e turismo non puoi non sapere di cosa si tratta. Devi infatti sapere che lavorare nei viaggi non si basa solo sull’attività di vendita viaggi come molti pensano. Dietro ad un’agenzia viaggi o tour operator c’e una struttura organizzativa più o meno complessa,che varia a seconda del tipo di attività commerciale che si vuole intraprendere. Qualsiasi attività commerciale produce un flusso di lavoro che va dall’acquisizione degli ordini o ( all’emissione di preventivi di viaggio) alla produzione di beni o servizi,alla vendita e al post assistenza o customer care. Le agenzie di viaggi o i tour operator non fanno eccezioni.
Oggi giorno l’ottimizzazione dei processi aziendali e la riduzione dei costi sono tra i fattori più importanti per le piccole e medie attività. Velocizzare i processi e ridurre le inefficienze sono fattori che permettono alle aziende di essere competitive.
Ecco perché in questo senso un gestionale agenzia viaggi assume un ruolo di notevole importanza per chi lavora in questo settore o per chi desidera lavorarci.
Perchè è importante informarsi riguardo ad un gestionale di viaggi prima di aprire un’agenzia viaggi o tour operator? La risposta a questa domanda è alquanto semplice quanto importante,per pianificare il business plan per agenzia viaggi. Se non si conoscono i costi annui da sostenere,come si può eseguire un piano di business aziendale? Ecco spiegata l’importanza di saperne qualcosa in più.
Ma la domanda che sorge spontanea è, come si sceglie un software di gestione aziendale?
Gestionale agenzia viaggi: Cos’è e a cosa serve?
Un software per agenzia viaggi chiamato anche in gergo gestionale agenzia viaggi è un sistema informatico che viene utilizzato come detto in precedenza per ottimizzare i processi aziendali, al fine di consentire una maggiore efficacia produttiva e un miglioramento della qualità del lavoro. Può sembrare strano oggi giorno parlare ancora di queste cose,ma quando si tratta di piccole agenzie viaggi,il risparmio in termini di tempo nelle operazioni quotidiane è sicuramente un vantaggio in termini economici e produttivi per un’agenzia di viaggio.
L’organizzazione nella gestione delle attività giornaliere sono fattori importanti che un responsabile di agenzia viaggi deve sempre tenere a mente per migliorare l’attività.
Ma quali sono in realtà le operazioni che un gestionale agenzia viaggi può ottimizzare per un’agenzia di viaggi? Un software per agenzie di viaggio permette di perfezionare,controllare e migliorare
- Gestione delle prenotazioni
- Amministrare gli incassi e i pagamenti
- Gestione dei clienti e fornitori
- Monitorare le vendite
- Creazione e vendita di tour
- Offerte di up selling o cross selling
- Emissione di preventivo viaggio
- Gestione della fatturazione elettronica
- Assistenza post vendita
- Gestione della disponbilità
- Rapporto con i fornitori dei servizi turistici
- Gestione inventario e contabilità
- E-commerce
In sostanza questo sistema informativo aiuta a snellire e implementare quelle attività che normalmente richiederebbero altrimenti un maggior tempo per la loro esecuzione.
Perché acquistare un gestionale di viaggi? Guadagnare in efficienza ed efficacia
Ecco una domanda che molti si pongono soprattutto nel caso in cui si avvi un’agenzia di viaggi da zero. Ma perché dovrei acquistare un gestionale di viaggi? Quali vantaggi può offrirmi? Ci sono delle cose che posso fare senza acquistarlo?
Riuscire ad avere sotto controllo i processi aziendali vuol dire raggiungere efficacemente gli obiettivi stabiliti. Avere pertanto un sistema informatico che permette tra l’altro di analizzare le performance aziendali consente anche di migliorare o intervenire in aree critiche del business aziendale. Questo è anche uno dei punti di forza del gestionale agenzia viaggi.
Ma veniamo al perché dovresti averne uno
Prima di acquistare un travel software,è necessario porsi una domanda specifica: A cosa mi serve? A tal scopo bisogna focalizzarsi esattamente su ciò che si desidera ottenere da un gestionale di viaggi.
- Vuoi un maggiore controllo sulla prenotazione dei viaggi?
- Un efficiente sistema per fidelizzare i clienti?
- Migliorare il rapporto con i fornitori?
- Ottimizzare il front office o il back office?
- Sviluppare un marketing efficiente?
- Assistenza alla contabilità?
Come scegliere un gestionale per agenzia viaggi
La scelta di un gestionale agenzia viaggi deve essere analizzata attentamente. Questo per evitare di sbagliare l’acquisto. Difatti vista la moltitudine di software per agenzia viaggi in commercio,è facile compiere l’errore di acquistarne uno di poco performante.
Vediamo quindi le cose da conoscere per scegliere con saggezza questo strumento aziendale.
Funzionalità
La funzionalità o lo scopo di un gestionale aziendale è il primo punto da chiarire prima di acquistarne uno.
In commercio si trovano molti software gestionali, alcuni hanno delle caratteristiche idonee allo scopo,mentre altri sono sovraperformanti e il loro completo utilizzo diventa praticamente impossibile. Pertanto avere le idee chiare su cosa ti serve a fare un programma informatico è il primo passo. Come elencato in precedenza,i motivi per la quale acquistare un software per tour operator sono differenti e dipende dal tipo di organizzazione aziendale, dalle problematiche che si desidera risolvere con l’utilizzo e dal risultato che si vuole raggiungere attraverso tale.
Facilità di utilizzo
Inutile dire che produttività ed efficienza possono essere raggiunte se il software è intuitivo e di facile utilizzo. A nessuno piace perdere tempo prezioso ad imputare dati in un gestionale complesso. Pertanto la scelta deve ricadere anche e soprattutto sull’esperienza di utilizzo nel suo complesso. A tal riguardo è sempre consigliabile prima di acquistarlo,di ottenere l’accesso ad un demo o trial per comprendere se è lo strumento adatto oppure no.
Server o Cloud
Quando si tratta di scegliere un software gestionale anche l’accesso omnicanale ha la sua importanza. Per questo motivo è consigliabile che il software sia in Cloud,in modo tale da poter connettersi in tempo reale e sincronizzare le informazioni. Inoltre la gestione in cloud di tale servizio permette di accedere ai documenti in modo totalmente sicuro.
ERP o CMR
Quando si tratta di scegliere un gestionale agenzia viaggi,ci si trova davanti ad una scelta,la cui decisione varia in base allo scopo per la quale si necessita del software. Uno è il software ERP e l’altro CRM. Qualsiasi agenzia viaggi o tour operator che si rispetti lavora con dei clienti,pertanto un buon software CRM è fortemente consigliato. Il CRM (Customer Relationship Management) permette ad un’azienda di implementare la gestione dei clienti,ottimizzandone i processi di comunicazione e fidelizzazione. È un software orientato alla vendita.
Mentre l’ERP ( Enterprise Resource Planning ) è un programma che permette di pianificare le risorse interne di un’azienda. Dal personale,alla produzione,alla gestione del magazzino,amministazione.. Si differenzia dal primo perché è orientato al miglioramento dell’efficienza produttiva. È bene dire però che questo tipo di gestionale ERP viene utilizzato in aziende medio grandi, ad esempio i tour operator. Tuttavia è sempre bene sapere e conoscere la differenza tra i due.
Assistenza e formazione
Prima dell’acquisto di un software di gestione aziendale è bene stipulare un contratto di formazione ed assistenza per ottenere una formazione specifica e un servizio di post vendita per proteggersi da inconvenienti che potrebbero creare dei problemi al business. A tal riguardo è possibile acquistare un pacchetto di assistenza ad ore in cui effettuare degli aggiornamenti o delle operazioni specifiche.
Scalabilità e personalizzazione
La dinamicità è un fattore molto ricercato nei software per agenzia viaggi. Un software deve adattarsi ai cambiamenti aziendali non viceversa. Pertanto è sempre consigliabile prediligere un software che sia scalabile o modulabile in base alle esigenze che un’organizzazione aziendale necessita di implementare.
La possibilità di personalizzare un software è un altro fattore ricercato dagli imprenditori. A tal scopo però è bene orientarsi nel farsi creare un software su misura da progettisti informatici. Infatti alcuni software in commercio sono standard e non prevedono ne modifiche ne upgrade.
Condizioni di licenza del software
Le condizioni di licenza per l’acquisto di un gestionale agenzia viaggi è un fattore da non trascurare. Si tratta infatti del corrispettivo da pagare per il suo utilizzo. In commercio si trovano software con licenza acquistabile a vita senza limiti di tempo,software in abbonamento mensile o annuale come nel caso dei gestionali in cloud. Inoltre è buona cosa prestare attenzione ad eventuali causali di durata della licenza.
Integrazioni e compatibilità SO
La maggior parte dei gestionali per agenzie di viaggio funzionano con il sistema operativo Windows. Tuttavia se sei un amante di Apple o di Linux,devi sapere che non sono molti i produttori di software che vendono sul mercato gestionali aziendali con tali sistemi operativi. Quindi prima di orientarti nella scelta di un software devi anche valutare la sua compatibilità. Inoltre cosa molto importante,è l’integrazione con altre piattaforme terze digitali, tipo e-commerce,CMS wordpress,woocommerce,shopify,gateway di pagamento,ERP ecc.
Considerazioni finali
La scelta di un gestionale agenzia viaggi è uno dei punti delicati quando si avvia un’agenzia viaggi o si apre un tour operator. Dopotutto,organizzazione ed efficienza sono fondamentali per essere competitivi in un mercato cosi affollato. E sapere pertanto come ottimizzare risorse,tempo,costi e ricavi diventa assolutamente importante. Il consiglio che posso darti è quello di non buttarti a capofitto su un software gestionale solo perché lo possiede un tuo competitor o qualcuno te lo ha proposto. Ma valuta attentamente quello che è il tuo business,nel presente e dove intendi arrivare nel futuro. Solo avendo le idee chiare su quella che è un’attività nel suo complesso è possibile prendere decisioni corrette per essere sempre efficienti ed efficaci.