Hai mai sentito parlare del contratto di allotment? Se ti stai chiedendo cosa c’entra questo con la programmazione turistica e l’organizzazione di viaggi da parte delle imprese di viaggio e turismo e come possa incidere nei loro ricavi te lo spiego in questo articolo.
I migliori affari, qualunque essi siano si fanno nelle fasi di acquisizioni dei beni e servizi rispetto alla vendita. E nel turismo non è da meno. Al di là della vendita vera e propria di prodotti o servizi turistici, la bravura di un imprenditore o direttore tecnico di agenzia viaggi sta nel concludere ottimi affari quando si acquista. Questo dipende in sostanza dalla capacità di negoziazione che si apprende attraverso tecniche di negoziazione e l’esperienza.
La creazione di pacchetti turistici innovativi e competitivi passa quindi attraverso una fase di negoziazione commerciale tra tour operator e strutture ricettive d’albergo. Questo vale anche per le agenzie viaggi organizzatrici o quelle agenzie di incoming che creano dei prodotti turistici da vendere poi alla clientela.
Il contratto di allotment tra legislazione europea e giurisprudenza
Innanzitutto prima di tutto è bene richiamare la definizione di contratto di viaggio secondo la convenzione di bruxelles del 1070 art 1 comma 2 giusto per fare chiarezza. Il contratto di viaggio è :
qualunque contratto tramite il quale una persona si impegna a suo nome a procurare ad un’altra per mezzo di un prezzo globale, un insieme di prestazioni comprendenti il trasporto, il soggiorno separato dal trasporto o qualunque altro servizio che ad essi si riferisca
Mentre per il Codice Civile secondo l’art. 1321
Il contratto e’ l’accordo di due o piu’ parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un rapporto giuridico patrimoniale
Questo per indicare che è un rapporto riconosciuto dalla legge e i suoi effetti sono valutabili in termini economici. Ma per quanto riguarda i contratti alberghieri tra hotel e agenzie di viaggio, quali sono le normative che disciplinano questi accordi commerciali tra le imprese di viaggi e turismo e le imprese ricettive? Diciamo che non esiste una disciplina che regola questi contratti in maniera specifica. Infatti tali vengono appunto definiti con il nome di contratti atipici, per il motivo che non hanno una normativa di riferimento specifica che regolari il rapporto tra le parti.
Si fa piuttosto riferimento al codice di comportamento internazionale dei contratti tra albergatori e agenti di viaggio siglato tra ECTAA e HOTREC. L’art. 21 di questa convenzione tratta appunto dei dettagli che il contratto di allotment deve contenere.
Però per quanto riguarda invece le clausole o le penali da sottoscrivere nel contratto,queste sono definite tra le parti oggetto del contratto e non sono pertanto regolamentate da alcuna legge in materia. L’art.1322 del C.C lascia infatti libera autonomia alle parti,purchè si rispetti l’ordinamento giuridico e siano volti a realizzare interessi meritevoli di tutela.
Cos’È il contratto di allotment e qual è il suo scopo?
L’allotment cos’è? Il termine allotment nella sua definizione sta ad indicare assegnazione,pertanto il termine è pertinente all’assegnazione di un certo numero di posti,camere,servizi turistici,posti a sedere su un vettore aereo ecc. Pertanto allotment si riferisce all’assegnazione di un lotto o di un blocco di servizi.
La stipula di un contratto di allotment tra un’agenzia viaggi/ tour operator e le strutture ricettive alberghiere consente di ottenere dai fornitori di servizi turistici ( servizi di ospitaità,servizi di trasporto o di intrattenimento) un certo numero di servizi,per un determinato periodo e a un prezzo concordato tra le parti
Scopo del contratto
Un organizzatore di viaggi prima di creare una campagna pubblicitaria per raggiungere la propria clientela con i suoi prodotti,deve ovviamente eseguire una corretta pianificazione dei servizi turistici collegati. Questo perchè da questa attività ne consegue
- Imputazione dei costi aziendali per l’agenzia viaggi
- Convenienza dei prezzi per la ADV
- Prezzi di acquisto concorrenziali nel mercato
Tutto questo perchè, la stipula del contratto di allotment, dà origine a delle configurazioni di costo che variano anche il prezzo di vendita finale ai consumatori e di conseguenza la redditività dell’impresa. La corretta imputazione dei costi consente di applicare diversi metodi di calcolo del prezzo di un viaggio.
Se un operatore di viaggi acquista dei servizi singolarmente anche in allotment per un cliente viene applicato il metodo del full costing perché i costi specifici prevalgono su quelli comuni. Qualora invece un’agenzia viaggi organizzatrice acquisti dei servizi in vuoto per pieno riferibili ad un’intera produzione e quindi non ad un singolo viaggio si applica il metodo del direct costing per calcolare il prezzo di vendita finale. Da questo si evince come la negoziazione commerciale abbia una grande importanza per le attività di viaggio. Il punto sta nel stipulare un contratto allotment che crei valore da ambo le parti.
Lo scopo del contratto di allotment è dunque quello di regolare i rapporti con le imprese di servizi turistici primari, al fine di garantirsi un costo di acquisto vantaggioso nella fornitura dei servizi, rendere competitiva un’impresa sul mercato,ed estendere quindi forme promozionali per attirare nuovi clienti.
Tipologie di contratti allotment
I contratti di tour operator in allotment maggiormente in uso anche da parte delle agenzie viaggi organizzatrici sono :
Contratto di vuoto per pieno ( o allotment vuoto per pieno )
È un contratto in cui un’impresa turistica pre-acquista in blocco una quantità di beni e servizi essenziali per lo svolgimento dei pacchetti di viaggio. Questo accordo solitamente viene eseguito molto prima che una stagione abbia inizio,anche 6-8 mesi prima,dipende in sostanza dalla domanda di mercato per una destinazione,per la popolarità di tale e quelle località consolidate nel tempo per avere un flusso costante di turisti. Questo tipo di accordo tra le parti impegna il fornitore turistico a consegnare una quantità di beni in futuro ad un prezzo definito alla stipula del contratto. L’organizzatore di viaggi paga pertanto i servizi acquistati prima ancora dell’effettivo utilizzo e del contratto di viaggio,e deve quindi assumersi anche il rischio dell’invenduto. In questo caso l’accordo prende il nome di vuoto per pieno garantito.
Differente è invece il vuoto per pieno parzialmente garantito. In questo caso, l’organizzatore acquista i servizi e paga una percentuale rispetto ai servizi rimasti invenduti Per chi va bene dunque questo tipo di contratto?
E’ complesso da dirsi questo,dipende dalle dinamiche di mercato. Supponiamo che un fornitore abbia una prospettiva di vendita incerta dei propri servizi. In questo caso conviene a tale vendere i propri beni o servizi ad un prezzo ridotto. Sarò poi l’agenzia intermediaria o il tour operator ad avere la responsabilità di vendere i viaggi e ricavarne un profitto maggiore. In genere presenta un alto rischio per l’agenzia viaggi e minor profitto per il fornitore.
Per poter stipulare questo accordo bisogna essere accorti ed analizzare le prospettive del mercato,la domanda,se è in crescita oppure latente. Ottenere dei dati permette quindi di poter assumere una decisione più orientata ed equilibrata.
Allotment senza garanzia ( allotment con release )
Tipo di contratto in cui un’impresa prenota in blocco beni o servizi legati al turismo, e viene chiamato anche allotment senza garanzia. La differenza rispetto al precedente sta nel fatto che i servizi non sono acquistati ma prenotati.Pertanto il preponente dell’accordo,ovvero l’agenzia viaggi ha diritto al loro utilizzo fino ad una data stabilita nell’accordo chiamata con il termine di release,la quale può essere anche pochi giorni prima dell’arrivo dei turisti. Generalmente però è una data che viene stabilita durante la stipula del contratto di allotment.
Se non viene rispettata la data di release secondo gli accordi stabiliti,il fornitore di servizi turistici si riprende i servizi assegnati al tour operator. Questo accordo scritto, rispetto ai contratti vuoto per pieno presenta un maggior rischio per il fornitore per effetto del tempo di release che potrebbe non essere sufficiente al fornitore per coprire le eventuali perdite dovute alla mancata vendita dei propri servizi. Tuttavia però il contratto può anche prevedere una clausola in cui l’organizzatore di viaggi e il fornitore suddividono i costi per le mancate presenze.
Per chi è più favorevole questo accordo?
Questa tipologia di accordo è più vantaggioso per il tour operator che presenza minori rischi finanziari,anche se però non è cosi favorevole come il vuoto per pieno nel prezzo di acquisto dei servizi.
Clausole nei contratti di allotment
Come ciascun accordo commerciale, anche il contratto di allotment prevede l’inserimento delle clausole, per rendere concreto ed effettivo l’accordo. Tra queste vi sono :
- Free sale
Attraverso questa clausola,il tour operator può gestire per concessione del forintore,un numero di servizi prestabiliti in certi periodi dell’anno dandone comunicazione della vendita al fornitore dei servizi.
- Sale and report
Con questa condizione apposta su un contratto, la struttura ricettiva o il fornitore terzo ( vettore aereo,linea navale o ferroviaria) di impegnano a informare costantemente e tempestivamente il tour operator sulle disponibilità esistenti.
- Riserva con opzione
In questo caso,il fornitore riserva un certo numero di servizi all’organizzatore di viaggi fino ad una data stabilita dalle parti, insita nel contratto di allotment.
Contenuto del contratto di allotment
Un contratto di allotment per la prenotazione di camere presso un hotel deve contenere :
- Ubicazione e caratteristiche dell’hotel
- Quantità e tipologia delle camere ( singole,doppie,suite)
- Caratteristiche delle camere
- Trattamento previsto ( HB,FB)
- Servizi inclusi nel prezzo e quelli usufruibili a pagamento
- Tariffa confidenziale concordata tra le parti
- Clausole di diritto di recesso ( free sale, data di relase,vuoto per pieno)
- Tempi concordati per emissione e pagamento fattura
Conclusione
Per concludere. abbiamo visto assieme quali sono i contratti tra le agenzie viaggi e le imprese di servizi dedicati al turismo. Contratti appunto che sono fondamentali per una pianificazione turistica dei viaggi o pacchetti turistici. Il contratto di allotment nei diversi casi produce effetti a favore o a sfavore delle imprese di viaggio. Tuttavia l’organizzazione dei viaggi non può dipendere solo da questo fattore. Solo un sistema di vendita efficace, supportato da un’analisi di mercato dettagliata,una buona campagna di marketing e un ottima presenza sul mercato,soprattutto online riesce a garantire dei risultati per le imprese che decidono di operare una scelta a favore del vuoto per pieno o dell’allotment.